Les procédures dans l’entreprise et la marge de manoeuvre.
Photo © Sergey Nivens
Les procédures dans l’entreprise régissent les échanges entre les différentes activités des salariés. L’ensemble des activités forment un processus au terme duquel, l’entreprise propose un service ou produit.
Les procédures expliquées
Selon Hafssa ZAKIRI et Serge MASANOVIC, on peut définir :
– Le processus : le « quoi ? » ou le chemin qui mène au produit ou service final.
– La procédure : le « qui fait quoi? » ou un tissu plus ou moins dense d’acteurs opérants.
– Le mode opératoire : le « comment? », ou la manière de mise en œuvre des tâches pour atteindre les objectifs fixés par les procédures .
Au cours de sa construction économique, l’entreprise qui grandit, développe de nouveaux services / produits qui provoquent le développement de nouveaux processus. À un certain point de croissance, un empilement des procédures est possible et risque de parasiter les ressources humaines nécessaires à la réalisation des objectifs de production.
Le lien entre les procédures dans l’entreprise et l’activité de travail
L’activité de travail, c’est ce que nous tachons de faire au quotidien. Pour y parvenir, nous mobilisons nos ressources physiques, psychiques… Les procédures sont créées pour aider le salarié dans la réalisation de sa tâche et lui donner un fil conducteur d’actions. Elles peuvent prendre différentes formes et sont rarement exemptes de liens humains. Ces procédures ont donc un impact sur les relations interpersonnelles et collectives dans l’entreprise. Ces relations entrainent dans l’activité de travail soit de la satisfaction, de l’énergie soit de la souffrance ou de la démobilisation pour le salarié, selon sa situation et son environnement.
Pour le consultant, il s’agira d’identifier s’il existe des tensions déclarées ou sous-jacentes qui nuisent à l’activité de l’entreprise. Les sources de ces tensions sont multiples et situationnelles. Certaines peuvent tout à fait provenir de procédures trop lourdes dans les systèmes de management par exemple. Il est fréquent aujourd’hui de découvrir lors d’un audit que certains acteurs passent plus de temps à « reporter » qu’à mettre en œuvre leur métier.
Préserver la marge de manoeuvre personnel et l’autonomie
Lourdeurs administratives, rapports chronophages sont synonymes de procédures contraignantes souvent associées à des modes opératoires très normatifs. Pour tout individu, ces systèmes risquent de porter atteinte à son autonomie. Une multiplication des procédures, non analysées en termes d’effets, ternit et rétrécit potentiellement les relations entre les personnes et nuisent au collectif. Des tensions naissent, provoquant jusqu’à l’incapacité à travailler ensemble. À terme, des crises se déclenchent, visibles dans les résultats et/ou dans les comportements collectifs ou individuels. Il faut savoir que même si ces souffrances sont soignées, les empreintes laissées demandent du temps pour être effacées.
Au niveau managerial, modes opératoires normatifs et mille feuilles de procédures resserrent les marges de manoeuvre individuelles. Le manager doit faire face aux tensions humaines et aux objectifs à atteindre, les poings liés. Dans le cas où la situation ne se résoudrait pas, burn-out, dépressions, mal être au travail s’infiltrent et la spirale négative s’instaure.
Face à ces problématiques, il est nécessaire de comprendre que plus l’autonomie et les marges de manœuvre des individus sont limitées plus le risque de RPS grandit. Conserver une marge de manœuvre suffisante pour, notamment absorber les modes opératoires avec nos individualités, doit rester un critère de mise en œuvre des organisations car éradiquez celui-ci et vous posez la première pierre des RPS!
Les procédures dans l’entreprise sont des outils régissant le rôle de chacun. A tous les niveaux de l’organisation, chacun doit pouvoir les assimiler afin de se consacrer aux mises en situation apprenantes, à l’expression de ses attentes.
